Deze paragraaf gaat over de bedrijfsvoering van gemeente Voorschoten. Onder de bedrijfsvoering verstaan we de alle ondersteunende diensten om de wettelijke taken uit te voeren en de bestuurlijke ambities uit te voeren. Om de ambities uit het coalitieakkoord uit te voeren werkt de organisatie aan het uitvoeren van de bestuurlijke doelen uit het college uitvoeringsprogramma, die per begroting in jaarlijkse resultaten wordt vertaald. Onze solide bedrijfsvoering is daarnaast randvoorwaardelijk om een goede dienstverlening aan onze inwoners te kunnen bieden.
Organisatie en organisatieontwikkeling
In 2027 zetten wij verdere stappen in de ontwikkeling naar een klantgerichte en toekomstbestendige organisatie. Daarbij staan de behoeften van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties centraal. Wij werken verder aan een organisatie die toegankelijk, betrouwbaar en wendbaar is, en die in staat is om in te spelen op veranderingen in de samenleving en de toenemende verwachtingen ten aanzien van de dienstverlening. De ontwikkeling naar een klantgerichte organisatie bouwt voort op de ingezette koers waarbij klantreizen, klantregie en samenwerking over teamgrenzen heen worden ingezet om dienstverlening en processen continu te verbeteren.
Wij versterken de gemeentelijke frontoffice, zodat inwoners snel, eenvoudig en op een passende manier contact kunnen leggen met de gemeente. Wij verbeteren zowel de technische als de inhoudelijke bereikbaarheid van de organisatie, waardoor vragen sneller bij de juiste medewerker terechtkomen, telefonische wachttijden afnemen en inwoners sneller een inhoudelijk antwoord ontvangen.
Daarnaast investeren wij in de verdere professionalisering van de organisatie. We versterken het projectmatig werken, het portfoliomanagement en het sturen op resultaten, zodat bestuurlijke ambities en maatschappelijke opgaven doelgericht kunnen worden gerealiseerd. Tegelijkertijd werken wij aan een organisatiecultuur waarin eigenaarschap, samenwerking, vakmanschap en continu leren centraal staan.
Met deze inspanningen bouwen wij verder aan een moderne gemeentelijke organisatie die dicht bij de samenleving staat, snel kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen en duurzaam toegevoegde waarde levert voor inwoners, bestuur en medewerkers.
Personeel en organisatie
Hoewel de arbeidsmarkt, met name voor senior- en technische functies, krap blijft, slagen wij er goed in talent aan onze organisatie te verbinden. De gemeente heeft de afgelopen jaren belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling van de organisatie. Dit heeft geleid tot een grotere aantrekkingskracht als werkgever, onder andere door verbeterde arbeidsvoorwaarden, meer aandacht voor leren en ontwikkelen en een succesvol onboardingsprogramma. Hierdoor is de instroom toegenomen en de uitstroom afgenomen. Ook in 2027 blijven wij investeren in een toekomstbestendige organisatie en een sterke positie op de arbeidsmarkt.
Ook op het gebied van verzuim zijn de resultaten positief. Het verzuimpercentage is gedaald van bijna 10% in 2025 naar ruim 5% in 2026 en ligt daarmee onder het landelijk gemiddelde. Tegelijkertijd blijft dit aandacht vragen. Als relatief kleine organisatie zijn we kwetsbaar voor uitval en ervaren medewerkers regelmatig een hoge werkdruk. Daarom blijven we inzetten op vroegsignalering en een gezonde werkomgeving.
Bereikbaarheid en communicatie
Ook voeren we het project bereikbaarheid uit, met als doel het afnemen van de telefonische wachttijden en om te zorgen dat inwoners sneller een inhoudelijk antwoord ontvangen. Of het nu gaat om een vraag van een inwoner over het verlengen van een paspoort, van een bedrijf over vergunning of van een instelling over de bereikbaarheid bij wegwerkzaamheden: iedereen die contact zoekt met de gemeente verdient snel en correct antwoord.
We vinden het belangrijk om de besluiten en de uitvoering daarvan in begrijpelijke taal met de samenleving te delen. We blijven ons inzetten om zoveel mogelijk op taalniveau B1 te communiceren. Om zoveel mogelijk inwoners te bereiken gebruiken we een mix van communicatiemiddelen, van de website, de sociale media en de gemeenterubriek in de krant tot informatiefolders en de (digitale) informatieborden bij projecten en in de wijken.
Gemeentelijke huisvesting
Na de aankoop van De Zilverfabriek in 2026, voeren we in 2027 en 2028 de noodzakelijke verbouwingen uit om hier het gemeentehuis te kunnen vestigen. Voorschoten krijgt hierdoor weer een goed toegankelijk gemeentehuis, met ruimte voor alle publieksfuncties, dienstverlening en ontmoeting. Ook het gemeentebestuur en de maatschappelijke organisaties kunnen deze moderne werkomgeving gebruiken om zich van daaruit voor de samenleving in te zetten.
Ook de huisvesting van de gemeentelijke buitendienst en medewerkers van begraafplaats Rosenburgh is dringend aan vernieuwing toe, we blijven werken aan de voorbereidingen voor een nieuwe gemeentewerf en loods bij Rosenburgh, om ook voor deze organisatieonderdelen een passende en toekomstbestendige huisvestingsoplossing te kunnen realiseren en de medewerkers van de buitendienst hun werkzaamheden optimaal kunnen blijven uitvoeren.
Rechtmatigheidsverantwoording
Het college legt verantwoording af over de rechtmatigheid. Deze verantwoording bestaat uit het begrotingscriterium, het voorwaarden criterium en het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik. Eventuele afwijkingen in de rechtmatigheid lichten we in de jaarrekening toe.
Met het normen- en toetsingskader stelt de raad vast over welke wet- en regelgeving het college de rechtmatigheidsverantwoording afgeeft. Het normen- en toetsingskader, de risico's, de frauderisico-analyse en beheersmaatregelen zijn de basis voor het Verbijzonderde Interne Controlejaarplan (VIC-plan).
Informatie- en datamanagement
Op grond van de governance van de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Wassenaar op het gebied van informatie- en datamanagement wordt jaarlijks, voorafgaand aan de vaststelling van de programmabegroting, een jaarplan inclusief financiële begroting voor het daaropvolgende jaar vastgesteld. Het bestuurlijk opdrachtgevers-opdrachtnemersoverleg (OGON), waarin de verantwoordelijke portefeuillehouders zijn vertegenwoordigd, legt dit jaarplan ter vaststelling voor aan de colleges van B&W van beide gemeenten. Voor de begrotingscyclus 2027 kon deze procedure niet tijdig worden doorlopen. Om de financiële consequenties desondanks in de programmabegroting 2027 te verwerken, is de begroting uit het jaarplan 2026 als uitgangspunt genomen en aangepast met de toepasselijke inflatie- en cao-indexatie.